Documentazione aziendale: l’evoluzione delle soluzioni digitali

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documenti aziendaliSecondo una recente indagine condotta sulla PMI da parte della “Better technology, greater efficency”, è emerso che quattro su dieci di queste non ha idea di come migliorare la propria produttività.
La ricerca è stata effettuata su paesi quali il Regno Unito, la Germania e Francia il dato più evidente è che il rallentamento della produzione è dovuto alla gestione della documentazione cartacea che va dalla redazione del testo di contratti alle richieste di finanziamento.

La problematica esposta dalle PMI deriva dalla mancanza di tempo nel valutare gli strumenti digitali come i software, che di gran lunga potrebbero migliorare i processi di produzione documentale. Un esempio concreto è dato dalla frequenza degli aggiornamenti: una volta all’anno oppure ogni diciotto mesi.

Per migliorare la propria redditività, le aziende PMI dovrebbero dunque: implementare un software di riconoscimento vocale che attualmente viene utilizzato il 14% dalla Germania, 6% dalla Francia e 4% dal Regno Uniti.

Considerare la possibilità di optare per soluzioni software PDF alternative rispetto a quelle che si utilizzano privilegiando eventualmente un modello di licenza semplificato. Questa possibilità non è presa in considerazione da buona parte delle imprese.

Anche in Italia la documentazione cartacea è ancora altissima tanto da ostacolare quel processo evolutivo digitale che l’ideazione di specifici software digitali, avevano preannunciato imminente.

In Italia un documento cartaceo viene duplicato dalle nove alle undici volte: bisogna poi considerare che un documento viene smarrito almeno venti volte, mentre almeno il 3% viene archiviato in maniera errata.

Ciononostante, anche nel nostro paese alcune aziende sembrano aver intrapreso seppur molto lentamente, il percorso digitale: gli enormi vantaggi apportati da questa rivoluzione, influiscono su tutta la gestione aziendale.

Se un documento viene archiviato in modo corretto, la persona che lo cercherà impiegherà meno tempo a trovarlo. Avvalendosi del digitale, specialmente durante la fase produttiva del documento, si accorceranno i tempi derivanti dallo scambio tra ufficio e l’altro, che verranno sostituiti da soluzioni più veloci ed economiche.

Ed è infatti anche il lato economico a migliorare: la documentazione cartacea oltre a un uso a volte eccessivo di carta, incide anche sulla bolletta del consumo energetico che è data dall’uso di stampanti e fotocopiatrici.

Data l’evoluzione verso il digitale, molte aziende come www.gruppocmtrading.it/ hanno sviluppato dei veri e propri software in grado di semplificare tutta la gestione dell’archiviazione, dalla composizione del documento all’invio multicanale, avendo anche la possibilità di disporre del tracciamento dello stesso, alla successiva archiviazione e conservazione.

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